Säädöskokoelma v. 2026

%%JOTOC_TITLE%%

KUNINKAAN ASETUS VALTAKUNNAN ARKISTOSTA SEKÄ VIRALLISISTA REKISTEREISTÄ JA LUETTELOISTA

A13-2026

Annettu Jerusalemin kuningaskunnassa 12. elokuuta 2026.

Valtakunnan asiakirjallisen perinnön säilyttämiseksi, virallisten asiakirjojen asianmukaisen hoidon turvaamiseksi sekä perustuslain 17, 29, 37, 73 ja 75 §:ssä tarkoitetun asiakirjahallinnon, julkisuuden ja rekisterien lainmukaisen järjestämisen edistämiseksi säädetään Kuninkaan asetuksena seuraavaa:

I LUKU - Yleiset säännökset

1 § Asetuksen tarkoitus

Tässä asetuksessa säädetään Jerusalemin kuningaskunnan Valtakunnan arkistosta, sen tehtävistä ja johtamisesta, valtakunnan asiakirjojen säilyttämisestä sekä valtakunnan virallisista rekistereistä ja luetteloista perustamisvaiheen aikana.

Asetuksen tarkoituksena on turvata:

  1. valtakunnan oikeudellisesti ja historiallisesti merkittävien asiakirjojen säilyminen;
  2. valtakunnan toiminnan dokumentointi;
  3. virallisten asiakirjojen aitous ja jäljitettävyys;
  4. valtakunnan rekisterien ja luetteloiden asianmukainen ylläpito niiden oikeusperustan mukaisesti; sekä
  5. valtakunnan historiallinen muisti tuleville sukupolville.

2 § Valtakunnan arkisto

Jerusalemin kuningaskunnassa on yksi valtakunnan keskitetty virallinen arkisto, jonka nimi on Valtakunnan arkisto.

Valtakunnan arkisto vastaa kaikkien valtakunnan toimielinten, virastojen ja muiden julkisia tehtäviä hoitavien elinten pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista.

Valtakunnan arkisto on valtakunnan asiakirjallisen perinnön ylin säilyttäjä.

3 § Arkiston asema

Perustamisvaiheessa Valtakunnan arkisto toimii Kuninkaan alaisena valtakunnallisena julkisen hallinnon laitoksena. Valtakunnanneuvoston muodostuttua arkisto kuuluu valtakunnan toimeenpanohallintoon, jota Kuningas käyttää perustuslain 4 §:n mukaisesti valtakunnanneuvoston kanssa ja kautta.

Arkisto palvelee tasapuolisesti Kuningasta tai hallitsevaa Kuningatarta, valtiopäiviä, valtakunnanneuvostoa, Hovikansliaa sekä kaikkia muita valtakunnan toimielimiä.

Arkiston tehtäviä hoidettaessa on kunnioitettava asiakirjojen alkuperää ja sitä toimielintä, jonka toiminnassa asiakirjat ovat syntyneet. Arkiston tekninen asiakirjahallinnollinen toimivalta ei muuta valtiopäivien, valtakunnanneuvoston, tuomioistuinten tai muun toimielimen perustuslaillista asemaa tai päätösvaltaa.

II LUKU - Arkiston tehtävät

4 § Valtakunnan arkiston tehtävät

Valtakunnan arkiston tehtävänä on:

  1. vastaanottaa valtakunnan toimielinten pysyvästi säilytettävät asiakirjat;
  2. järjestää ja luetteloida arkistoon siirretyt asiakirjat;
  3. säilyttää asiakirjat turvallisesti ja pysyvästi;
  4. huolehtia asiakirjojen aitouden ja alkuperän todentamisesta;
  5. säilyttää valtakunnan virallisten rekisterien ja luetteloiden pysyviä arkistokappaleita sekä ylläpitää niitä rekistereitä ja luetteloita, jotka on lain tai muun toimivaltaisen säädöksen nojalla annettu sen ylläpidettäviksi;
  6. antaa valtakunnan toimielimille asiakirjahallintoa koskevaa teknistä ohjausta;
  7. huolehtia historiallisesti arvokkaiden asiakirjojen suojelemisesta;
  8. laatia asiakirjoista tarvittaessa oikeaksi todistettuja jäljennöksiä;
  9. järjestää julkisten arkistoaineistojen käyttöä;
  10. huolehtia sähköisten asiakirjojen pitkäaikaissäilytyksestä;
  11. dokumentoida valtakunnan ja sen toimielinten historiaa; sekä
  12. suorittaa muut sille lailla, Kuninkaan asetuksella tai muun toimivaltaisen tahon päätöksellä asianmukaisesti annetut arkisto- ja asiakirjahallinnon tehtävät.

5 § Arkiston kokonaisuus

Valtakunnan arkistoon kuuluvat muun muassa:

  1. lainsäädäntöä ja säädöksiä koskeva arkisto;
  2. Kuninkaan ja Kruunun virallisten asiakirjojen arkisto;
  3. valtiopäivien arkisto;
  4. valtakunnanneuvoston ja valtakunnan virastojen arkistot;
  5. Hovikanslian virallisessa toiminnassa syntyneet pysyvästi säilytettävät asiakirjat;
  6. valtakunnan virallisten rekisterien ja luetteloiden pysyvät arkistokappaleet;
  7. kuningashuoneen historialliset asiakirjat;
  8. valtakunnan tunnuksia, sinettejä ja regalioita koskeva dokumentaatio; sekä
  9. muu valtakunnan toiminnan kannalta pysyvästi säilytettävä aineisto.

Arkistoaineistot voidaan jakaa niiden alkuperän mukaisiin erillisiin arkistokokonaisuuksiin, vaikka niitä hallinnoidaan yhtenä Valtakunnan arkistona.

III LUKU - Arkistonhoitaja

6 § Valtakunnan arkistonhoitaja

Valtakunnan arkistoa johtaa Valtakunnan arkistonhoitaja, jäljempänä arkistonhoitaja.

Valtakunnan arkistonhoitaja on valtakunnan ylempi siviilivirkamies. Kuningas nimittää ja vapauttaa arkistonhoitajan perustuslain 21, 22 ja 28 §:ssä säädetyssä menettelyssä; ennen valtakunnanneuvoston muodostamista sovelletaan perustamisvaiheen väliaikaisia järjestelyjä. Ennen tehtävän vastaanottamista arkistonhoitaja antaa perustuslain 21 §:ssä tarkoitetun valan tai laissa säädetyn virkalupauksen.

7 § Arkistonhoitajan tehtävät

Arkistonhoitajan tehtävänä on:

  1. johtaa Valtakunnan arkiston toimintaa;
  2. vastata arkistoaineistojen asianmukaisesta säilyttämisestä;
  3. pitää luetteloa arkiston hallussa olevista aineistoista;
  4. valvoa lainmukaisesti perustettujen virallisten rekisterien ja luetteloiden teknistä ja asiakirjallista ylläpitoa;
  5. antaa valtakunnan toimielimille tämän asetuksen, lain ja toimivaltaisten toimielinten päätösten puitteissa asiakirjahallintoa koskevia teknisiä ohjeita;
  6. järjestää ja dokumentoida asiakirjojen siirrot Valtakunnan arkistoon;
  7. valvoa asiakirjojen digitointia ja varmuuskopiointia;
  8. todistaa tarvittaessa arkistossa olevan asiakirjan jäljennöksen oikeaksi;
  9. huolehtia arkistoaineistojen saataville antamisesta perustuslain, lain ja muiden voimassa olevien säädösten mukaisesti; sekä
  10. raportoida Kuninkaalle arkiston tilasta tarvittaessa.

8 § Arkistonhoitajan riippumattomuus asiakirjojen säilyttämisessä

Arkistonhoitaja vastaa virkansa puolesta siitä, ettei historiallisesti, oikeudellisesti tai hallinnollisesti merkittävää asiakirjaa hävitetä, muuteta tai poisteta asiattomasti.

Arkistonhoitajaa ei saa määrätä muuttamaan arkistoon talletetun alkuperäisen asiakirjan sisältöä.

Arkistoon siirrettyä alkuperäisasiakirjaa ei muuteta jälkikäteen, vaan mahdollinen oikaisu, muutos tai kumoaminen dokumentoidaan uutena asiakirjana.

IV LUKU - Valtakunnan asiakirjat

9 § Valtakunnan asiakirja

Valtakunnan asiakirjalla tarkoitetaan asiakirjaa, joka on syntynyt Kuninkaan tai hallitsevan Kuningattaren, valtiopäivien, valtakunnanneuvoston, Hovikanslian, valtakunnan viraston tai muun valtakunnan virallisen toimielimen julkisen tai virallisen tehtävän hoitamisen yhteydessä.

Asiakirja voi olla kirjallinen, kuvallinen, sähköinen, ääntä tai kuvaa sisältävä taikka muussa muodossa oleva tallenne.

10 § Virallinen asiakirja

Virallisena asiakirjana pidetään asiakirjaa, joka on:

  1. asianmukaisesti annettu tai hyväksytty toimivaltaisen henkilön tai toimielimen toimesta;
  2. merkitty asianmukaiseen rekisteriin tai asiakirjajärjestelmään silloin, kun tällainen merkintä edellytetään; tai
  3. muutoin luotettavasti todettavissa valtakunnan viralliseen toimintaan kuuluvaksi.

11 § Pysyvästi säilytettävät asiakirjat

Pysyvästi säilytetään ainakin:

  1. perustuslain alkuperäiskappale ja sen muutokset;
  2. lakien ja Kuninkaan asetusten vahvistuskappaleet;
  3. kuninkaalliset julistukset ja muut valtiosääntöisesti merkittävät asiakirjat;
  4. hallitsijanvalat ja kruunajaisasiakirjat;
  5. aatelisarvojen erioikeuskirjojen arkistokappaleet;
  6. kuninkaalliset nimitys- ja erottamispäätökset;
  7. valtiopäivien pöytäkirjat ja päätökset;
  8. valtakunnanneuvoston kaikki kokouspöytäkirjat ja mietinnöt sekä perustuslain 29 §:ssä tarkoitetut erilliset diplomaattisia ja puolustusvoimia koskevat pöytäkirjat;
  9. kruununperimystä koskevat asiakirjat;
  10. valtakunnan virallisten rekisterien ja luetteloiden pysyvät historialliset tiedot;
  11. valtakunnan tunnusten ja sinettien viralliset mallikuvat;
  12. regaliarekisteri ja regalioiden historiaa koskevat asiakirjat; sekä
  13. muut asiakirjat, joilla arkistonhoitaja tämän asetuksen, lain ja asiakirjan synty-yhteyden perusteella arvioi olevan pysyvää oikeudellista, hallinnollista tai historiallista arvoa.

V LUKU - Asiakirjojen muodostaminen ja siirtäminen

12 § Toimielimen asiakirjavastuu

Jokainen valtakunnan toimielin vastaa oman toimintansa aikana syntyvien asiakirjojen asianmukaisesta laatimisesta, rekisteröimisestä ja säilyttämisestä siihen saakka, kun ne siirretään Valtakunnan arkistoon.

Asiakirjat on säilytettävä siten, että niiden alkuperä, sisältö ja asiayhteys voidaan myöhemmin selvittää.

13 § Siirtäminen Valtakunnan arkistoon

Kun asiakirjaa ei enää tarvita jatkuvasti sen laatineen toimielimen päivittäisessä toiminnassa, pysyvästi säilytettävä asiakirja siirretään Valtakunnan arkistoon.

Arkistonhoitaja voi antaa teknisiä ohjeita siitä, milloin eri asiakirjaryhmät siirretään arkistoon. Ohjeilla ei voida muuttaa toimielimen lakisääteisiä tehtäviä, asiakirjan julkisuutta eikä sen oikeudellista asemaa.

Erityisen merkittävistä asiakirjoista voidaan toimittaa arkistolle säilytyskappale heti niiden syntymisen jälkeen.

14 § Alkuperäisasiakirjat

Jos asiakirjasta on olemassa allekirjoitettu, sinetöity tai muutoin erityisesti vahvistettu alkuperäiskappale, tämä kappale säilytetään lähtökohtaisesti Valtakunnan arkistossa.

Virasto tai muu toimielin voi käyttää toiminnassaan asiakirjan oikeaksi todistettua tai sähköistä jäljennöstä.

15 § Asiakirjan vastaanottaminen

Arkistoon siirrettävästä asiakirja-aineistosta laaditaan tarvittaessa luettelo tai siirtopöytäkirja.

Siirron jälkeen Valtakunnan arkisto vastaa aineiston pysyvästä säilyttämisestä.

VI LUKU - Viralliset rekisterit ja luettelot

16 § Valtakunnan viralliset rekisterit ja luettelot

Valtakunnan keskeisiä virallisia rekistereitä ja luetteloita ovat:

  1. säädösrekisteri;
  2. regaliarekisteri;
  3. arkistoluettelo;
  4. aatelisluettelo;
  5. kuningashuoneen dynastinen luettelo ja siihen liittyvä kruununperimysluettelo;
  6. hallitsijaluettelo; sekä
  7. muut lailla tai muulla toimivaltaisella säädöksellä perustettavat viralliset rekisterit ja luettelot.

17 § Arkiston asema rekisterien ja luetteloiden hoidossa

Valtakunnan arkisto vastaa sille lain tai muun toimivaltaisen säädöksen nojalla kuuluvien rekisterien ja luetteloiden pysyvästä säilyttämisestä, rakenteellisesta eheydestä ja historiallisten tietojen säilymisestä.

Rekisterin tai luettelon ajantasaisesta sisällöstä voi vastata muu toimivaltainen viranomainen tai Hovikanslia sen mukaan kuin sitä koskevassa oikeusperustassa määrätään. Perustuslain 37 §:ssä tarkoitetun henkilörekisterin ylläpidosta säädetään aina lailla.

Kun rekisteriin tai luetteloon tehdään merkintä, sitä koskeva historiallinen tieto säilytetään mahdollisuuksien mukaan siten, että aikaisempi tila voidaan myöhemmin selvittää. Henkilötietoja käsitellään vain voimassa olevan lain ja perustuslain 73 §:n edellyttämällä tavalla.

18 § Säädösrekisteri

Säädösrekisteriin merkitään valtakunnan lait ja Kuninkaan asetukset säädösten antamista, vahvistamista ja julkaisemista koskevan asetuksen mukaisesti.

Säädösrekisteriin voidaan liittää myös erilliset luettelot kuninkaallisista julistuksista ja määräyksistä.

19 § Aatelisluettelo

Aatelisarvoista voidaan pitää aatelisluetteloa, johon merkitään aatelisarvon oikeudellisen tilan ja periytymisen toteamiseksi välttämättömät julkiset tiedot, kuten arvonhaltija, aatelisarvo, nimike, myöntämispäivä ja erioikeuskirjan tunnistetiedot.

Luettelossa säilytetään myös tieto sammuneista ja peruutetuista arvoista. Jos luettelon ylläpito muodostaa perustuslain 37 §:ssä tarkoitetun henkilörekisterin, sen ylläpidosta ja tietosisällöstä säädetään lailla.

20 § Kuningashuoneen dynastinen luettelo

Kuningashuoneen dynastiseen luetteloon merkitään kuninkaallisen perheen jäsenten julkisen dynastisen aseman, arvonimien ja kuningashuoneeseen kuulumisen toteamiseksi välttämättömät tiedot kuningashuonetta koskevien säädösten mukaisesti.

Luettelon yhteydessä voidaan pitää kruununperimysluetteloa. Luettelot ovat toteavia eivätkä itsessään luo tai poista dynastista asemaa tai oikeutta kruunuun. Jos ylläpito muodostaa perustuslain 37 §:ssä tarkoitetun henkilörekisterin, siitä säädetään lailla.

21 § Regaliarekisteri

Regaliarekisteriin merkitään valtakunnan regaliat niitä koskevassa asetuksessa määrätyllä tavalla.

Rekisterissä säilytetään myös käytöstä poistettuja historiallisia regalioita koskevat tiedot.

22 § Hallitsijaluettelo

Hallitsijaluetteloon merkitään jokaisesta Jerusalemin kuningaskunnan hallitsijasta ainakin:

  1. nimi ja hallitsijanimi;
  2. mahdollinen hallitsijanumero;
  3. hallituskauden alkamisajankohta;
  4. valtaistuimelle nousun peruste;
  5. hallitsijanvalan tai kirjallisen vakuutuksen antamisen ajankohta;
  6. kruunajaisten ajankohta;
  7. hallituskauden päättymisajankohta ja peruste;
  8. hallitsijaa koskevien keskeisten valtiosääntöisten asiakirjojen tunnistetiedot; sekä
  9. muut hallituskauden julkisen ja historiallisen dokumentoinnin kannalta välttämättömät tiedot.

23 § Uusien rekisterien ja luetteloiden perustaminen

Uusi valtakunnan virallinen rekisteri tai luettelo perustetaan lailla tai muulla perustuslain mukaan toimivaltaisella säädöksellä. Perustuslain 37 §:ssä tarkoitetun henkilörekisterin ylläpidosta on aina säädettävä lailla; sitä ei voida perustaa yksinomaan Kuninkaan asetuksella tai määräyksellä. Perustavassa säädöksessä määritellään ainakin:

  1. rekisterin tai luettelon tarkoitus;
  2. siihen merkittävät tiedot;
  3. ylläpidosta vastaava taho; sekä
  4. tietojen säilyttämisen, julkisuuden ja henkilötietojen käsittelyn perusteet.

VII LUKU - Asiakirjojen julkisuus ja käyttö

24 § Julkisuuden periaate

Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat perustuslain 75 §:n mukaisesti julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta.

Erityisesti lait, asetukset, julkiset kuninkaalliset julistukset ja muut yleisesti vaikuttavat asiakirjat ovat julkisia. Tämä asetus ei itsessään muodosta uutta salassapitoperustetta.

25 § Salassapito ja käyttörajoitukset

Viranomaisasiakirjan salassapito tai muu julkisuuden rajoitus voi perustua vain lakiin tai suoraan perustuslain määräykseen. Tällaisia tilanteita ovat erityisesti:

  1. perustuslain 29 §:ssä tarkoitetut valtakunnanneuvoston diplomaattisia asioita koskevat erilliset pöytäkirjat siltä osin kuin valtakunnanneuvosto on katsonut ne salassa pidettäviksi;
  2. perustuslain 29 §:ssä tarkoitetut puolustusvoimia käsittelevät erilliset salassa pidettävät pöytäkirjat;
  3. valtiopäivien pöytäkirjan julkaisemisen rajoittaminen perustuslain 59 §:ssä säädetyllä tavalla;
  4. asiakirja tai tieto, jonka salassapidosta tai julkisuuden rajoittamisesta säädetään lailla;
  5. arkistoon vapaaehtoisesti luovutettu yksityinen aineisto, joka ei ole viranomaisasiakirja ja jonka käyttöä rajoittavat luovutusehdot, yksityisyyden suoja tai muu laki; tai
  6. sielunhoidollinen, kirkollisesti luottamuksellinen tai muu yksityinen aineisto siltä osin kuin se ei ole viranomaisasiakirja ja sen käyttöön sovelletaan asianomaista lakia, kirkollista järjestystä tai luovutusehtoa.

Salassa pidettävän aineiston säilyttäminen arkistossa ei muuta sen oikeudellista asemaa eikä anna arkistonhoitajalle itsenäistä oikeutta laajentaa tai supistaa salassapitoa.

26 § Arkistoaineiston tutkiminen

Jokaisella on oikeus tutkia ja saada tieto Valtakunnan arkiston julkisista viranomaisasiakirjoista perustuslain 75 §:n mukaisesti. Arkistonhoitajan tehtävänä on järjestää tämän oikeuden käytännön toteuttaminen eikä julkisen aineiston käyttö edellytä erillistä harkinnanvaraista tutkimuslupaa.

Salassa pidettävän viranomaisasiakirjan käyttöön voidaan antaa pääsy vain, jos laki sen sallii ja toimivaltainen taho tekee lainmukaisen päätöksen. Yksityisesti talletetun aineiston käyttö määräytyy lain ja asianmukaisten luovutus- tai talletusehtojen mukaan.

27 § Oikeaksi todistetut jäljennökset

Arkistonhoitaja voi antaa Valtakunnan arkistossa säilytettävästä asiakirjasta oikeaksi todistetun jäljennöksen.

Oikeaksi todistetulla jäljennöksellä voidaan osoittaa alkuperäisen asiakirjan sisältö silloin, kun alkuperäistä ei ole tarkoituksenmukaista luovuttaa käyttöön.

VIII LUKU - Sähköinen arkisto

28 § Sähköinen säilyttäminen

Valtakunnan arkisto ylläpitää mahdollisuuksien mukaan myös sähköistä arkistoa.

Sähköiseen arkistoon tallennetaan:

  1. digitaalisina syntyneet viralliset asiakirjat;
  2. alkuperäisten paperiasiakirjojen digitaaliset jäljennökset;
  3. lainmukaisesti perustettujen rekisterien ja virallisten luetteloiden varmuuskopiot;
  4. valtakunnan viralliset verkkosisällöt, jos niillä on pysyvää merkitystä; sekä
  5. muut sähköisesti säilytettävät aineistot.

29 § Digitointi

Pysyvästi säilytettävät tärkeät paperiasiakirjat voidaan digitoida niiden käytettävyyden ja säilymisen turvaamiseksi.

Digitointi ei lähtökohtaisesti oikeuta hävittämään alkuperäistä allekirjoitettua, sinetöityä tai muuten historiallisesti merkittävää asiakirjaa.

30 § Varmuuskopiointi

Valtakunnan sähköisistä rekistereistä, virallisista luetteloista ja keskeisistä digitaalisista arkistoaineistoista on pidettävä turvallisia varmuuskopioita. Henkilötietojen ja lain nojalla salassa pidettävien tietojen suoja on turvattava myös varmuuskopioissa.

Varmuuskopiot tulee mahdollisuuksien mukaan säilyttää siten, ettei yhden laitteen, tallennuspaikan tai teknisen järjestelmän vahingoittuminen johda aineiston menettämiseen.

IX LUKU - Asiakirjojen hävittäminen

31 § Hävittämiskielto

Pysyvästi säilytettäväksi määrättyä asiakirjaa ei saa hävittää.

Myöskään asiakirjaa, jolla voidaan kohtuudella arvioida olevan merkittävää oikeudellista, hallinnollista tai historiallista arvoa, ei saa hävittää ilman arkistonhoitajan arviota. Asiakirjaa ei saa hävittää, jos sitä tarvitaan vireillä olevan asian, valvonnan, tilintarkastuksen, oikeudenkäynnin, muutoksenhaun tai muun oikeusturvan toteuttamiseksi.

32 § Määräaikaisesti säilytettävät asiakirjat

Kaikkia päivittäiseen hallintoon liittyviä asiakirjoja ei tarvitse säilyttää pysyvästi.

Arkistonhoitaja voi antaa asiakirjaryhmille teknisiä säilytysohjeita tämän asetuksen, lain ja toimivaltaisten toimielinten päätösten puitteissa. Asiakirja voidaan hävittää vasta, kun mikään laki, säilytysvelvollisuus, oikeusturvatarve tai pysyvän säilyttämisen peruste ei sitä estä.

Hävittämisessä on huolehdittava henkilötietojen sekä lain nojalla salassa pidettävien tietojen asianmukaisesta ja turvallisesta suojaamisesta.

33 § Hävittämisen dokumentointi

Merkittävän asiakirja-aineiston hävittämisestä laaditaan tarvittaessa hävittämisluettelo, josta ilmenee, mitä aineistoa on hävitetty ja millä perusteella.

X LUKU - Yksityiset ja kuninkaalliset aineistot

34 § Kuninkaan viralliset ja yksityiset asiakirjat

Kuninkaan valtiosääntöisen ja kuninkaallisen tehtävän hoitamiseen liittyvät asiakirjat ovat valtakunnan virallisia asiakirjoja ja kuuluvat pysyvän arkistoinnin piiriin.

Kuninkaan puhtaasti yksityiselämään liittyvät asiakirjat eivät ole valtakunnan asiakirjoja pelkästään Kuninkaan aseman vuoksi.

Kuningas tai hallitseva Kuningatar voi kuitenkin lahjoittaa tai tallettaa yksityisiä asiakirjojaan Valtakunnan arkistoon historiallista säilyttämistä varten. Tällainen yksityinen aineisto ei muutu viranomaisasiakirjaksi pelkästään arkistoon tallettamisen vuoksi, ja sen käyttöön voidaan soveltaa lainmukaisia talletus- tai luovutusehtoja.

35 § Kuningashuoneen aineistot

Kuningashuoneen virallista toimintaa koskevat asiakirjat kuuluvat Valtakunnan arkiston säilytysalaan.

Kuninkaallisen perheen jäsenten yksityinen kirjeenvaihto ja muu yksityinen aineisto säilyvät heidän yksityisenä aineistonaan, jollei niitä erikseen luovuteta arkistolle. Arkistoon luovuttaminen ei yksin tee aineistosta viranomaisasiakirjaa.

XI LUKU - Historialliset esineet ja erityisaineistot

36 § Arkiston kokoelmat

Valtakunnan arkisto voi asiakirjojen lisäksi ottaa säilytettäväkseen sellaisia historiallisia esineitä, valokuvia, karttoja, painotuotteita, sinettijäljennöksiä ja muuta aineistoa, jolla on olennaista merkitystä valtakunnan historian dokumentoinnille.

Varsinaisten regalioiden fyysisestä säilyttämisestä säädetään niitä koskevassa asetuksessa.

37 § Viralliset mallikokoelmat

Valtakunnan arkistossa säilytetään valtakunnan:

  1. vaakunoiden;
  2. lippujen;
  3. standaarien;
  4. sinettien;
  5. kunniamerkkien;
  6. virallisten asiakirjapohjien; sekä
  7. muiden pysyvien tunnusten

vahvistetut mallikuvat ja kuvaukset.

XII LUKU - Arkistoluettelot ja asiakirjojen tunnistaminen

38 § Arkistoluettelo

Valtakunnan arkiston hallussa olevista arkistokokonaisuuksista pidetään arkistoluetteloa.

Arkistoluettelosta tulee voida selvittää ainakin aineiston alkuperä, sisältö pääpiirteittäin ja säilytyspaikka.

39 § Asiakirjatunnukset

Arkistonhoitaja voi vahvistaa arkistoaineistolle yhtenäisen tunnus- ja luokittelujärjestelmän.

Tunnusjärjestelmän tarkoituksena on mahdollistaa asiakirjojen luotettava yksilöinti ja löytäminen.

XIII LUKU - Perustamisvaiheen määräykset

40 § Valtakunnan arkiston perustaminen

Tällä asetuksella perustetaan Jerusalemin kuningaskunnan Valtakunnan arkisto perustamisvaiheen väliaikaiseksi julkisen hallinnon laitokseksi perustuslain 17 §:n nojalla.

Kaikki ennen tämän asetuksen voimaantuloa syntyneet valtakunnan viralliset asiakirjat katsotaan niiden luonteen mukaisesti Valtakunnan arkistoon kuuluviksi.

41 § Ensimmäinen arkistointi

Valtakunnan perustamisvaiheessa Valtakunnan arkistoon kootaan erityisesti:

  1. valtakunnan perustamisasiakirjat;
  2. perustuslaki;
  3. tähän mennessä annetut Kuninkaan asetukset;
  4. säädösrekisteri;
  5. kuningashuonetta ja kruununperimystä koskevat asiakirjat;
  6. regalioita, vaakunoita ja sinettejä koskevat asiakirjat;
  7. ensimmäisiä kruunajaisia koskevat asiakirjat; sekä
  8. muut valtakunnan perustamisvaiheen dokumentit.

42 § Arkistonhoitajan puuttuminen

Siihen saakka, kunnes ensimmäinen Valtakunnan arkistonhoitaja on nimitetty, hänen välttämättömiä säilyttämis-, luettelointi- ja teknisiä tehtäviään hoitaa Kuningas tai Kuninkaan siihen määräämä henkilö perustamisvaiheen säädösten mukaisesti.

Arkistonhoitajan nimittämisen jälkeen hänen haltuunsa siirretään asianmukaisesti kaikki Valtakunnan arkistoon kuuluvat aineistot sekä lainmukaisesti ylläpidettävät rekisterit ja luettelot. Perustamisvaiheen järjestely ei anna oikeutta poiketa perustuslain asiakirjajulkisuutta tai henkilörekistereitä koskevista säännöksistä.

XIV LUKU - Erinäiset säännökset

43 § Asiakirjojen säilymisen jatkuvuus

Valtakunnan toimielimen lakkauttaminen, uudelleenjärjestäminen tai nimen muuttaminen ei vaikuta sen asiakirjojen säilyttämisvelvollisuuteen.

Lakkautetun toimielimen pysyvästi säilytettävät asiakirjat siirretään Valtakunnan arkistoon.

44 § Arkistonhoitajan ohjeet

Arkistonhoitaja voi antaa valtakunnan toimielimille tämän asetuksen ja lain puitteissa teknisiä ohjeita:

  1. asiakirjojen nimeämisestä;
  2. asiakirjojen rekisteröinnistä silloin, kun rekisteröinti perustuu lakiin tai muuhun toimivaltaiseen säädökseen;
  3. kansioinnista;
  4. sähköisestä tallentamisesta;
  5. siirtämisestä arkistoon;
  6. säilytyssuunnittelusta;
  7. digitoinnista; sekä
  8. muusta asiakirjahallinnosta.

45 § Tarkemmat määräykset

Kuningas voi antaa tämän asetuksen täytäntöönpanosta tarkempia määräyksiä omien perustuslaillisten tehtäviensä puitteissa. Tarkemmilla määräyksillä ei voida rajoittaa perustuslain 73 tai 75 §:ssä turvattuja oikeuksia, perustaa perustuslain 37 §:ssä tarkoitettua henkilörekisteriä eikä muuttaa valtiopäivien, valtakunnanneuvoston tai tuomioistuinten toimivaltaa.

46 § Voimaantulo

Tämä asetus tulee voimaan heti. Julkisen hallinnon järjestämistä koskevilta osiltaan sitä sovelletaan perustuslain 17 §:n mukaisesti väliaikaisesti seuraavaan valtiopäivien kokoontumiseen saakka. Valtiopäivien tulee tällöin ryhtyä tarvittaviin lainsäädäntötoimiin Valtakunnan arkiston pysyvän aseman, viranomaisasiakirjojen julkisuuden ja salassapidon, henkilötietojen suojan sekä perustuslain 37 §:ssä tarkoitettujen henkilörekisterien järjestämiseksi.

Kaiken tämän vakuudeksi ja vahvistukseksi olemme omakätisellä allekirjoituksellamme tämän asetuksen vahvistaneet ja käskeneet siihen Kuninkaallisen sinettimme painettavaksi.
Tämä asetus varustetaan lisäksi Jerusalemin kuningaskunnan valtion sinetillä.

Annettu 12. elokuuta Armon vuonna 2026 ja hallituskautemme ensimmäisenä vuonna.

Tuomas
Jerusalemin Kuningas